Allgemeine Geschäfts­bedingungen für Veranstaltungen

1. Geltung der AGB
1.1 Ist der Veranstalter Unternehmer, gelten für alle Leistungen, welche die AXICA Kongress- und Tagungszentrum Pariser Platz 3 GmbH („Dienstleister“) nach diesem Vertrag zu erbringen hat, ausschließlich diese Allgemeinen Geschäftsbestimmungen („AGB“).
1.2 Sämtlichen entgegenstehenden und/oder zusätzlichen allgemeinen Geschäftsbedingungen des Veranstalters wird widersprochen.

2. Zustandekommen des Vertrages
2.1 Soweit nicht ausdrücklich anders vermerkt, sind Angebote des Dienstleisters als Aufforderung an den Veranstalter zu werten, ein Angebot über die Durchführung einer Veranstaltung abzugeben (invitatio ad offerendum). Der Veranstalter ist an sein Angebot für die Dauer von 14 Tagen seit Absendung gebunden. Der Vertrag kommt erst zustande, wenn der Dienstleister das Angebot in Textform (z. B. schriftlich, per E-Mail oder per Telefax) annimmt.
2.2 Angebote des Veranstalters bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Textform. Soweit im Einzelfall nicht ausdrücklich anders verabredet, bedürfen Nebenabreden, Ergänzungen und/oder Änderungen des Angebots ebenfalls der Textform.

3. Gegenstand des Vertrages
3.1 Der Vertrag umfasst je nach Wunsch des Veranstalters verschiedene Elemente:
3.1.1 Mietet der Veranstalter Räume in dem Gebäude Pariser Platz 3, 10117 Berlin („Objekt“), enthält der Vertrag mietrechtliche Elemente.
3.1.2 Mietet der Veranstalter Räume außerhalb des Objekts, enthält der Vertrag maklerrechtliche Elemente.
3.1.3 Stellt der Dienstleister dem Veranstalter Ton-, Licht- und IT-Technik zur Verfügung, enthält der Vertrag miet- und dienstrechtliche Elemente.
3.1.4 Liefert der Dienstleister dem Veranstalter Essen und Getränke („Catering“), enthält der Vertrag dienstrechtliche Elemente.
3.2 Andere Leistungen als in Ziffer 3.1 benannt erbringt der Dienstleister nicht.
3.3 Die Verantwortung für die Planung und die Durchführung der Veranstaltung insgesamt trägt der Veranstalter. Insbes. zeichnet der Veranstalter verantwortlich für
3.3.1 die Sicherheit der Teilnehmer und der von ihnen mitgebrachten Sachen,
3.3.2 die Beachtung von Rechten Dritter, insbes. Zeichen- und Leistungsschutzrechten, während der Veranstaltung, einschließlich der Einholung der Einwilligung von Verwertungsgesellschaften, die Nutzungsrechte an Werken wahrnehmen, und dem Übersenden einer Aufstellung der bei der Veranstaltung genutzten Werke und der Zahlung der Vergütung an diese,
3.3.3 die Beauftragung Dritter (bspw. Redner, Künstler) und die Klärung, ob sie ihre Leistung am Veranstaltungsort erbringen dürfen, und
3.3.4 das Bestehen einer ausreichenden Veranstaltungsversicherung. Eine Veranstaltungsversicherung gilt als ausreichend, wenn sie Personenschäden mit mind. 5 Mio. EUR, Sachschäden mit mind. 5 Mio. EUR und Vermögensschäden mit mind. 0,1 Mio. EUR abdeckt, die im Zusammenhang mit der Veranstaltung auftreten, und nach ihren Bedingungen marktüblich ist.
3.4 Hat der Dienstleister ein Catering zu stellen, ist es dem Veranstalter untersagt, Dritte mit einem Catering zu beauftragen, Hilfspersonal für das Catering des Dienstleisters zu beschäftigen oder Lebensmittel mitzubringen.
3.5 Der Veranstalter stellt den Dienstleister von der Pflicht, die Einwilligung von Verwertungsgesellschaften einzuholen, eine Aufstellung nach § 42 Abs. 2 VGG an die Verwertungsgesellschaft zu übersenden und an diese eine Vergütung zu zahlen, frei. Unabhängig von S. 1 hat der Veranstalter dem Dienstleister binnen 1 Woche nach dem Ende der Veranstaltung eine Aufstellung nach § 42 Abs. 2 VGG und einen Nachweis, dass er diese an die Verwertungsgesellschaft übersandt hat, vorzulegen.


4. Änderungen der Veranstaltung
4.1 Die Vereinbarungen im Vertrag zur Veranstaltung sind verbindlich.
4.2 Die Änderung der vom Dienstleister zu erbringenden Leistungen bedarf einer schriftlichen Vereinbarung („Nachtrag“). Ausgenommen hiervon ist die Änderung der im Vertrag genannten Teilnehmerzahl um bis zu 3% („zugelassene Änderung“). Eine solche zugelassene Änderung ändert die vereinbarten Preise nicht. Ein Anspruch des Veranstalters auf Abschluss eines Nachtrags besteht nicht.
4.3 Führt die Änderung der Zahl der Teilnehmer bei einer Veranstaltung im Objekt dazu, dass der vereinbarte Raum überbelegt wäre, kann der Dienstleister seine Zustimmung zur Änderung der Teilnehmerzahl davon abhängig machen, dass der Veranstalter einen größeren Raum im Objekt mietet.

5. Preise, Mindestumsatz
5.1 Es gelten die im Vertrag und in der Kostenschätzung vereinbarten Preise. Ist ein Nachtrag oder eine weitere Kostenschätzung vereinbart, gelten die hierin bestimmten Preise, sofern sie von den Preisen im Vertrag oder der dieser beigefügten Kostenschätzung abweichen. Sind mehrere Nachträge oder Kostenschätzungen vereinbart, gilt Satz 2 mit der Maßgabe, dass der letzte Nachtrag bzw. die letzte Kostenschätzung maßgebend ist.
5.2 Liegt der Beginn der Veranstaltung mehr als 6 Wochen nach dem Wirksamwerden des Vertrages, ist der Dienstleister nach billigem Ermessen berechtigt, den Preis für den betroffenen Leistungsteil zu erhöhen, wenn sich seine Gestehungskosten für den Zeitpunkt der Leistungserbringung gegenüber dem Zeitpunkt des Wirksamwerdens des Vertrages erhöht haben und der ursprüngliche Preis in der Kostenschätzung gesondert ausgewiesen ist. Das Preisanpassungsrecht ist auf den Prozentsatz der Steigerung der Gestehungskosten begrenzt und besteht nur, wenn und soweit die gestiegenen Gestehungskosten in anderen Positionen kompensiert werden. Der Dienstleister hat den Veranstalter unverzüglich auf eine solche Änderung der Gestehungskosten hinzuweisen, damit der Veranstalter gegebenenfalls diesen Leistungsteil ändern kann. Der Veranstalter hat spiegelbildlich einen Anspruch auf Preisreduzierung, wenn sich die Gestehungskosten in einer Position reduzieren, soweit diese Reduktion nicht durch Kostensteigerung an anderer Stelle ausgeglichen wird.
5.3 Alle Preise verstehen sich zzgl. USt. Es obliegt dem Veranstalter nachzuweisen, dass für die Veranstaltung keine Umsatzsteuer zu entrichten ist.
5.4 Unterschreitet die Vergütung der vom Veranstalter an einem Tag in Anspruch genommenen Catering-Dienstleistungen den in der Kostenschätzung vereinbarten Catering-Mindestumsatz, hat der Veranstalter für diesen Tag den Catering-Mindestumsatz zu zahlen.
5.5 Erbringt der Dienstleister über den in der Kostenschätzung vereinbarten Umfang hinaus eine Dienstleistung für den Veranstalter („zusätzliche Dienstleistung“), hat der Veranstalter für die zusätzliche Dienstleistung die in der Kostenschätzung genannte Vergütung zu zahlen.
5.6 Der Dienstleister rechnet über die von ihm im Zusammenhang mit der Veranstaltung erbrachten Leistungen ab. Einwendungen gegen die Rechnung hat der Veranstalter binnen einer Woche ab Zugang der Rechnung in Textform zu erheben. Erhebt er binnen dieser Frist keine Einwendung, gilt die Rechnung als anerkannt.
5.7 Zahlungen hat der Veranstalter unbar durch Überweisung auf das in der Kostenschätzung benannte Bankkonto des Dienstleisters vorzunehmen.

6. Vorauszahlung
6.1 Der Veranstalter hat als Sicherheit für die Zahlungsansprüche des Dienstleisters eine Vorauszahlung zu leisten.
6.2 Sind die Höhe und Fälligkeit der Vorauszahlung nicht im Vertrag bestimmt, beträgt die Vorauszahlung 50% des im Vertrag benannten Gesamtpreises zzgl. USt. und ist zwei Wochen nach Wirksamwerden des Vertrages zur Zahlung fällig. Sind Vorauszahlungen im Vertrag bestimmt, die zusammen den im Vertrag bestimmten Gesamtpreis zzgl. USt. nicht erreichen, hat der Veranstalter die Differenz zwischen der Summe der Vorauszahlungen und dem Gesamtpreis zzgl. USt. spätestens eine Woche vor Beginn der Veranstaltung zu zahlen.
6.3 Abweichend von Ziffer 6.2 beträgt die Vorauszahlung 100% des im Vertrag benannten Gesamtpreises zzgl. USt. und ist sofort zur Zahlung fällig, wenn die Veranstaltung weniger als zwei Monate nach dem Wirksamwerden des Vertrages beginnt.

7. Fristen und Termine
Es obliegt dem Veranstalter, die im Vertrag benannten und hier ergänzend genannten Fristen und Termine zu beachten:

7.1 Vor dem Tag der Veranstaltung
7.1.1 20 Kalendertage vor Beginn der Veranstaltung:
Einreichung des Nachweises für den Abschluss einer Veranstaltungsversicherung gemäß Ziffer 3.3.4 und für die Zahlung der Versicherungsprämie,
Mitteilung von Namen und Anschrift einschl. Kontaktdaten anderer Dienstleister des Veranstalters für die Veranstaltung,
7.1.2 15 Kalendertage vor Beginn der Veranstaltung:
Detaillierter Zeitplan zur Veranstaltung einschl. Aufbau und Abbau,
Mitteilung zur Teilnehmerzahl, sofern diese von der im Vertrag genannten Teilnehmerzahl abweicht,
7.1.3 10 Kalendertage vor Beginn der Veranstaltung:
Mitteilung des Titels der Veranstaltung, wenn er von dem im Vertrag bestimmten Titel abweicht,
Übersendung der Zeichen (Logo) des Veranstalters für die Ausschilderung am Veranstaltungsort,
7.1.4 5 Kalendertage vor Beginn der Veranstaltung:
Bestellung Crewcatering,
Übersendung der Vor- und Nachnamen aller Teilnehmer und Identifikation der VIP-Gäste,
7.2 Am Tag des Beginns der Veranstaltung
30 Minuten vor Übergabe der Räume: Begehung der Räume und Erstellung des Übergabeprotokolls, dabei hat der Veranstalter alle Schäden der Räume unverzüglich dem Dienstleister mitzuteilen,
30 min. vor Beginn der Veranstaltung: Übergabe der Räume an den Veranstalter,
7.3 Nach der Veranstaltung
bis 30 min. nach Ende der Veranstaltung: Rückgabe der Räume, Entsorgung des bei der Veranstaltung angefallenen Mülls und Erstellung Rückgabeprotokoll.

8. Rücktritt, Rücktrittsgebühr
8.1 Ein Rücktritt vom Vertrag ist nur zulässig, wenn wichtige Gründe vorliegen, die ihre Ursache nicht in der Person der Partei haben, die den Rücktritt erklären will.
8.2 Ein wichtiger Grund liegt für den Dienstleister insbes. vor, wenn der Veranstalter
8.2.1 entgegen Ziffer 6. die Vorauszahlung trotz Mahnung nicht leistet,
8.2.2 entgegen Ziffer 4. weniger als einen Monat vor Beginn der Veranstaltung die Teilnehmerzahl oder die vom Dienstleister zu erbringen Leistungen nicht nur unerheblich ändern will,
8.2.3 entgegen Ziffer 3.3.4 den Abschluss einer Veranstaltungsversicherung oder der Zahlung der Versicherungsprämie nicht ordnungsgemäß nachweist,
8.2.4 entgegen dem Vertrag, den ein Bevollmächtigter geschlossen hat, nicht unverzüglich die Bestätigung des Veranstalters zur Vollmacht beibringt,
8.2.5 entgegen Ziffer 10. Rechte oder Ansprüche aus diesem Vertrag überträgt oder diese belastet,
8.2.6 der Dienstleister nachvollziehbar besorgt, dass die Durchführung der Veranstaltung seinen guten Ruf schädigt, oder
8.2.7 der Dienstleister nachvollziehbar besorgt, dass im Zusammenhang mit der Veranstaltung Menschenrechte oder Grundrechte verletzt werden und der Veranstalter die Sorge nicht sicher ausräumt.
8.3 Ein wichtiger Grund liegt für den Veranstalter nicht darin, dass der Dienstleister den Zugang oder die Zufahrt zum Objekt oder die Wege im Objekt aufgrund eines anderen Ereignisses beschränkt, das zeitgleich oder unmittelbar vor bzw. nach der Veranstaltung stattfindet. Der Veranstalter erklärt sich insbes. mit einer Nutzung des Nebeneingangs zum Objekt (Behrenstraße 73, 10117 Berlin) einverstanden.
8.4 Abweichend von Ziffer 8.1 kann der Veranstalter bis einen Monat vor dem Beginn der Veranstaltung vom Vertrag zurücktreten, wenn er sich mit dem Rücktritt verpflichtet, an den Dienstleister die Raummiete zu 100%, die Bereitstellungskosten zu 80% und den Mindestumsatz Catering zu 80% zu zahlen („Rücktrittsgebühr“). Danach kann der Veranstalter vom Vertrag nur zurücktreten, wenn er sich mit dem Rücktritt verpflichtet, die Raummiete, die Bereitstellungskosten und den Mindestumsatz Catering zu jeweils 100% zu zahlen („erhöhte Rücktrittsgebühr“). Der Rücktritt des Veranstalters nach den Sätzen 1 und 2 ist nur wirksam, wenn er die Rücktrittsgebühr bzw. die erhöhte Rücktrittsgebühr binnen einer Woche nach Absendung der Rücktrittserklärung an den Veranstalter zahlt.
8.5 Der Veranstalter kann sich abweichend von Ziffer 8.1 und unabhängig von Ziffer 8.4 vom Vertrag lösen, wenn die Veranstaltung – ohne dass dies vom Dienstleister zu vertreten wäre – aus außergewöhnlichen, vom Veranstalter nicht vermeidbaren und von ihm nicht voraussehbaren Gründen nicht durchgeführt werden kann. In diesem Falle schuldet der Veranstalter eine Entschädigung in Höhe der vom Dienstleister bereits getätigten Aufwendungen zzgl. 20% der von ihm noch zu tätigenden Aufwendungen zzgl. 50% der vereinbarten Miete. Der Dienstleister kann stattdessen eine pauschale Entschädigung von 50 % der aktuellsten Kostenschätzung verlangen; dem Veranstalter steht in diesem Fall der Gegenbeweis offen, dass dem Dienstleister keine oder nur eine wesentlich geringere Entschädigung zusteht.
8.6 Im Übrigen, also unabhängig von Ziffer 8.4 und Ziffer 8.5, kann der Veranstalter nur aus wichtigem Grund zurücktreten. Die Parteien sind sich darüber einig, dass ein das Rücktrittsrecht des Veranstalters rechtfertigender wichtiger Grund nur dann gegeben sein kann, wenn dem Veranstalter ein Festhalten an dem Vertrag aufgrund eines Fehlverhaltens des Dienstleisters nicht zugemutet werden kann.

9. Haftung
9.1 Soweit nicht nachstehend anders vereinbart, sind Schadensersatzansprüche des Veranstalters gegen den Dienstleister - gleich aus welchem Rechtsgrund - ausgeschlossen, es sei denn, sie beruhen auf
9.1.1 der schuldhaften Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit,
9.1.2 Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit, oder
9.1.3 einer schuldhaften Verletzung einer dem Dienstleister obliegenden Instandhaltungspflicht hinsichtlich des Veranstaltungsortes oder einer sonstigen Pflicht, die die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages erst ermöglicht und auf deren Erfüllung der Veranstalter daher vertrauen darf („Kardinalpflicht“)
durch den Dienstleister, seine gesetzlichen Vertreter, Arbeitnehmer oder Erfüllungsgehilfen.
9.2 Bei Schadensersatzansprüchen im Zusammenhang mit der Verletzung von Kardinalpflichten, die nicht auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit des Dienstleisters oder einem gesetzlichen Vertreter, Arbeitnehmer oder Erfüllungsgehilfen des Dienstleisters beruhen, ist die Haftung des Dienstleisters auf die vertragstypisch vorhersehbaren Schäden beschränkt.
9.3 Die verschuldensunabhängige Garantiehaftung nach § 536a BGB ist ausgeschlossen.
9.4 Soweit die Haftung des Dienstleisters ausgeschlossen oder beschränkt ist, gilt dies auch für die persönliche Haftung seiner gesetzlichen Vertreter, seiner Arbeitnehmer und seiner Erfüllungsgehilfen.
9.5 Ansprüche wegen der Beschädigung von Gegenständen, die vom Veranstalter in den Veranstaltungsort eingebracht werden, müssen dem Grunde nach binnen einer Ausschlussfrist von 14 Tagen nach Beschädigung in Textform geltend gemacht werden; die Berechnung der Schadenshöhe kann vom Veranstalter auch nach Fristablauf nachgereicht werden.
9.6 Sämtliche vom Veranstalter gegen den Dienstleister geltend gemachten Ansprüche verjähren kenntnisunabhängig zwei Jahre nach ihrer Entstehung.
9.7 Der Veranstalter haftet dem Dienstleister für Schäden, die er oder ein von ihm zugelassener Teilnehmer der Veranstaltung an den Räumen oder den vom Veranstalter bereitgestellten Sachen verursacht. Ein Schaden gilt als vom Veranstalter verursacht, wenn das Übergabeprotokoll den Schaden nicht ausweist, dieser aber im Rückgabeprotokoll ausgewiesen oder sonst festgestellt ist. Dem Veranstalter steht der Nachweis offen, dass er den Schaden nicht verursacht hat.
9.8 Wird der Dienstleister von einem Teilnehmer auf Schadensersatz in Anspruch genommen, stellt der Veranstalter ihn, seine gesetzlichen Vertreter, seine Arbeitnehmer und seine Erfüllungsgehilfen umfassend (einschließlich angemessener Rechtsverfolgungs- und Rechtsverteidigungskosten, Auslagen, Gebühren, Steuern usw. sowie angemessener Vorschüsse) frei, es sei denn, die Haftung des Dienstleisters beruhte auf
9.8.1 der schuldhaften Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit,
9.8.2 Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit oder
9.8.3 der Verletzung von Kardinalpflichten (Ziffer 9.1.3).
9.9 Soweit Schadensersatzansprüche von Teilnehmern in irgendeiner Weise auf eine lediglich leicht fahrlässige Verletzung dieser Kardinalpflichten gestützt werden und den in Ziffer 9.2 definierten vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden übersteigen, trifft den Veranstalter die vorstehende Freistellungspflicht hinsichtlich des übersteigenden Betrages.

10. Übertragung von Rechten und Ansprüchen
Die Übertragung von Rechten oder Ansprüchen aus diesem Vertrag ist nur mit ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung der anderen Partei zulässig. Entsprechendes gilt für eine Belastung dieser Ansprüche und Rechte etwa mit einem Pfandrecht.

11. Datenschutz
Der Dienstleister verarbeitet personenbezogene Daten nach Maßgabe der Datenschutzerklärung, die unter www.axica.de/datenschutz abrufbar ist.

12. Anwendbares Recht, Gerichtsstand
12.1 Auf den Vertrag findet das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss der Kollisionsnormen des Internationalen Privatrechts Anwendung.
12.2 Für Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist, sofern zulässig, ausschließlich das Landgericht Berlin zuständig.

13. Salvatorische Klausel
Ist oder wird eine Bestimmung dieser AGB unwirksam oder undurchführbar („fehlerhafte Bestimmung“), berührt das die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. An die Stelle der fehlerhaften Bestimmung tritt eine solche wirksame und durchführbare Bestimmung, die dem Zweck, den die Parteien mit der fehlerhaften Bestimmung verfolgt haben, am nächsten kommt. Entsprechendes gilt für eine Lücke der AGB.